Sosiaalisen median pelisäännöt 2c.

Tehtävänä on etsiä jonkin työyhteisön sosiaalisen median pelisääntöjä. Hetken googlettelun jälkeen tuli vastaan Pirkanmaan sairaanhoitopiirin Taysin kotisivuilla julkaisema ohjeistus sosiaalisessa mediassa toimimiseen. Ohjeistus on suunnattu siis työntekijöille ym. jotka toimivat sosiaalisessa mediassa ja ovat töissä Taysissä.

Linkki ohjeistuksiin: https://www.tays.fi/fi-FI/Sairaanhoitopiiri/Hallinto_ja_paatoksenteko/Saannot_ja_ohjeet/Sosiaalisen_median_ohje(51946)

Keskeisenä asiana kyseisissä säännöissä on tuoda esille yleisesti käytös sosiaalisessa mediassa. Ohjeissa käydään läpi sosiaalisen median käyttöä sekä työ- että vapaa-ajalla. Somea tulee käyttää siististi ja tulee muistaa, toimiiko siellä työyhteisön jäsenenä, työnantajan tai vaikka työyhteisön edustajana. Vapaa-ajallakaan ei saa toimia ammattinsa vastaisesti tai toimia muuten, mikä olisi ristiriidassa ammatin kanssa. Ohjeistuksessa kuitenkin kannustetaan käyttämään sosiaalista mediaa ja verkostoitua.

Tiivistettynä siis: sosiaalista mediaa kannattaa käyttää, mutta tulee muistaa kenenä julkaiset ja kenelle julkaiset!

Mielestäni pääsääntöisesti työntekijöiden somekäyttäytymisestä on ohjeistuksen puolesta vastuussa esimies tai erillinen hallitus / johtoryhmä. Jos kyseessä on suurempi työyhteisö, jossa on erikseen some/viestintävastaava, olisi hänen tietämystään hyvä käyttää sosiaalisen median pelisääntöjen laatimiseen. Esimies tietenkin lopulta hyväksyy kyseiset säännöt, mutta asiantuntijan tietous niissä kannattaa käyttää hyväksi.

Digitaalinen identiteetti 2b.

Tämän tehtävän aiheena on etsiä, mitä tietoja löydän hakukoneiden avulla itsestäni.

Aivan aluksi nimelläni Googlesta hakiessa tulee näkyviin Facebook-tilini. Jos on kirjautuneena Facebookiin, aukeaa sivuston hakukenttä, josta kuvani ja nimeni yhteydessä näkyy myös koulupaikkani.

Kuvahaun sekä tavallisen haun perusteella löytyy Instagram-tilini.

Instagram- ja Facebook-tili molemmat ovat minun itse tekemiäni ja hallinnoimia, muita tietoja en löydä itsestäni ja olen niitä aikoinani poistanut. Ulkopuolisten tekemiä julkaisuja ym. en itsestäni löytänyt Googlettamalla. Kuitenkin tiesin Länsi-Savossa olleen vuonna 2018 tehty artikkeli, johon minua oli haastateltu. Länsi-Savon sivuilta nimen perusteella hakiessa hakutulosten joukosta löytyikin kyseinen artikkeli. Sekä menneinä vuosina valmistuneiden nimien joukosta löytyi nimeni. Muita tietoja iän lisäksi noissa ei minusta ollut, joten tiedot oli oikein.


Nettiä käyttäessä on mahdollista että, eri sivustot keräävät tietoja kävijöistä, mutta ne eivät ole muiden käyttäjien nähtävillä. Nettiä selattaessa kannattaakin olla varovainen mille sivuille, kenelle ja millaista tietoa antaa. Myös kuvat ja videot leviävät nopeasti. Vaikka alkuperäisen sijainnin poistaisi, kuva saattaa olla levinnyt jo lukuisille eri sivuille.

Googlen antama ohje omien tietojen poistoon:

Poistokäytännöissä on lisätietoja tiedoista, joita Google poistaa.

Jos haluat poistaa valokuvan, profiilin linkin tai verkkosivun Googlen hakutuloksista, ota yhteyttä verkkosivuston omistajaan (verkkovastaavaan) ja pyydä poistamaan tiedot. (https://support.google.com/websearch/troubleshooter/3111061?hl=fi)

Web-oppaan ohjeita koskien omia tietoja: netissä: http://www.webopas.net/digitaalinen_identiteetti.html

"Lähes kolmasosa vastaajista kertoi ladanneensa verkkoon itsestään materiaalia, jota he eivät haluaisi nykyisen tai tulevan työnantajan tai opettajan näkevän. Yleensä tällaista materiaalia ovat valokuvat ja henkilökohtaiset tiedot. Tutkimus paljastaa huolestuttavasti, että yli puolet vastaajista poistaisi netistä itseään koskevaa tietoa, jos se olisi mahdollista tehdä helposti parilla klikkauksella. Hiukan yli kolmannes uskoo, ettei voisi asettua ehdokkaaksi vaaleissa heistä netistä löytyvän tiedon perusteella."

Tärkeää olisi aina miettiä, mitä kannattaa julkaista. Jos julkaisee mitä vain tietoa netissä, voi miettiä olisiko valmis näyttämään samat tiedot vanhemmilleen tai työnantajalle. Jos vastaus siihen on Ei, ei sitä tietoa kannata koko maailmalle netissäkään näyttää. Eri some kanavissa on eri asetuksia profiilin näkyvyydelle. Näkeekö kaikki profiilin, vai vain ne joiden seuraamispyynnön olet hyväksynyt?

Tietosuojakysymykset 2a.

Tarkoituksena oli etsiä keskusteluja netistä, jotka liittyvät alani tietosuojaan. Muutaman tunnin kaiveltua netin maailmaa ja lukuisten googletuksien jälkeen sellaisia ei löytynyt. Ilmeisesti Matkailu- ja ravintola-alan tietosuoja ei puhututa ihmisiä, eikä myöskään työpaikkani tietosuoja-asiat. Ehkä hyvä niin...kai. Enemmän tietosuoja puhututtaa sosiaalisen median alustoista. Varsinkin viimevuosina suuressa pyörityksessä on ollut Facebookin tietoturva ongelmat ja vuodot.

Jotain anonyymiä keskustelua löytyy esimerkiksi tämän uutisen alalaidasta:
https://www.is.fi/digitoday/tietoturva/art-2000005630366.html

Johtaako kyseinen keskustelu mihinkään? Noh.. ei. Lähinnä yksittäisiä kommentteja ilman sen suurempaa miettimistä.

Mutta miksi näistä ei keskustella:

Kolme opiskelijaa mursi Airbnb:n suojauksen – miljoonien käyttäjien kodit murtouhan alla
Puhallettu kahdessa minuutissa – Airbnb-käyttäjien rahat ja tilit katosivat

Millaisia seikkoja sosiaalisia verkkotyökaluja työyhteisöissä käyttävän henkilön pitäisi ottaa huomioon tietosuojan näkökulmasta?

Jokaisen nettiä käyttävän tulisi omata hyvät käytöstavat ja nettietiketti. Nettietiketti on hyvien käytöstapojen ja toimintatapojen paketti netin käyttöön. Ketään ei saa haukkua, mustamaalata ym. eikä sananvapauteen vetoaminen auta tässä. Loukkaava teksti ei kuulu sananvapauden piiriin. Nämä perusasiat pätevät myös työyhteisöjen verkkotyökalujen käytössä. 

Pitää muistaa missä mikäkin tieto näkyy, kuka sen näkee? Kaikki asiat eivät kuulu kaikille ja tulee tarkasti miettiä, mitä tietoa jakaa ja kenelle. Jotkut verkkotyökalut julkaisevat tietoa kaikelle kansalle, eikä sinne kuulu salassapitovelvoitetut asiat.

Työpaikalla sovitut säännöt verkkotyökalujen käytöstä on yhteisiä sääntöjä, joita jokaisen työyhteisön jäsenen on noudatettava.

Joskus julkaistaan työpaikan nimissä sosiaalisen median postauksia. Silloin täytyy muistaa, että puhut työpaikan puolesta, yhteisen firman nimissä, et omissa. Omat mielipiteet eivät kuulu näihin julkaisuihin, ja täytyy noudattaa työpaikan ohjeistamaa linjaa. 

Työntekijän tulee olla myös varuillaan roskapostien ja haittaohjelmien kanssa, etteivät ne pääse leviämään työyhteisöjen verkkotyökaluihin. 

Mitä ovat avoimuuden ja läpinäkyvyyden edut 

Tietosuojan näkökulmasta: Kun toimija käsittelee henkilötietoja, niiden käsittely on tapahduttava EU:n tietosuoja-asetusten ja henkilötietojen käsittelyä koskevien lainsäädännön mukaan. Läpinäkyvyyden periaatteesta säädetään osana lainmukaisen ja asianmukaisen käsittelyn periaatetta. Jokaisen toimijan tulee kertoa selkeästi ja ymmärrettävästi henkilötietojen käsittelystä. On kerrottava mitä tietoja asiakkaasta kerätään, mihin tarkoitukseen tietoja käsitellään, millä tavoin niitä käsitellään ja mitä oikeuksia asiakkaalla on.

Kun tietoja käsitellään avoimesti ja läpinäkyvästi, asiakkaan on helpompi antaa suostumuksensa toimijalle tietojen käsittelyyn ja luottaa häneen. Asiakkaalle ei tule epäilevää tunnetta, mitä tiedoilla tehdään. Näin yritys tai toimija luo itsestään luotettavan kuvan. Tietoja ei käytetä asiakasta vastaan tai vääränlaiseen menettelyyn, mutta ilman avoimuutta ja läpinäkyvyyttä asiakkaalle saattaa tulla tämmöinen kuva. Toimijan on pystyttävä osoittamaan läpinäkyvä toiminta (osoitusvelvollisuus)

Milloin henkilökohtaisten tietojen jakamisesta olisi hyötyä työyhteisön kannalta?

Henkilökohtaiset henkilötiedot eivät kuulu kenelle tahansa. Kuitenkin esim. henkilötietoja on joskus jaettava. Työnantajan toimintaan liittyy tarve kerätä työntekijöiden henkilötietoja. Yleisesti työpaikan henkilöstölle ei kuulu sairauspoissaolojen syy, mutta esimiehen on tiedettävä todellinen syy esim. palkanlaskennan tai muiden etuuksien suorittamista varten. Työstään poissaolevan on todistettava poissaololleen perusteltu syy. Näitä tietoja ei kuitenkaan jaeta muulle työyhteisölle.

Joitakin tietoja voidaan jakaa esimerkiksi yrityksen nettisivuilla, jos julkaiseminen on asiallisesti perusteltua ja tarpeellista toiminnan kannalta. Tätä tulee kuitenkin harkita tarkkaan, onko julkaiseminen tarpeellista? Kyseessä voi olla esim. nimi, ammattinimike, valokuva ym.

Varsinaisten henkilökohtaisten tietojen jakamista ei kannata työpaikalla harrastaa. Tietenin oman kiinnostuksen ja osaamisen alueita kannattaa omasta aloitteesta tuoda esille ja näin parantaa omaa asemaa tai työn sujuvuutta. Tieto-taidolla voi siis edetä, kun se kantautuu oikeisiin korviin.

Millaista vahinkoa voi syntyä ellei henkilökohtaisten tietojen suojaamisesta huolehdita?

Jos henkilökohtaisia tietoja pääsee leviämään ulkopuolelle syntyy vahingonkorvausvastuu. Vaikka tiedot vuotaisi vahingossa vääriin käsiin, korvausvastuu syntyy silti.  Jos työnantaja ei suojaa työntekijöiden henkilökohtaisia tietoja, on hänet tuomittava, jollei teosta muualla säädetä ankarampaa rangaistusta, yksityisyydensuojasta työelämässä annetun lain rikkomisesta sakkoon. Kyseessä on asianomistajarikos.

Erilaisia henkilökohtaisia tietoja voidaan väärinkäyttää henkilöä tai jopa koko työpaikkaa vastaan. Arkaluontoinen tieto väärissä käsissä voi aiheuttaa vaikka ja mitä haittaa. Tiedot ei ole turhaan nimetty henkilökohtaisiksi tiedoiksi, ne kuuluvat vain kyseiselle henkilölle ja hänen tahtonsa mukaan luottamilleen tahoille.

Lähteet:

https://tietosuoja.fi/lainmukaisuus-asianmukaisuus-lapinakyvyys

https://tem.fi/documents/1410877/2917589/Työelämän+tietosuoja/f94a4e13-9e89-43ea-a6f0-f7c3de37ab9d/Työelämän+tietosuoja.pdf/Työelämän+tietosuoja.pdf

https://tietosuoja.fi/documents/6927448/8214540/Työelämän+tietosuojan+käsikirja/236baba2-1f88-42a1-879c-ded83cc97571/Työelämän+tietosuojan+käsikirja.pdf